效率诚可贵,效能价更高
2021-06-28 10:58:03
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高效率只是达到高效能的一种手段。


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  [美]约瑟夫·M.小雷格尔 沈慧 译

  

  《每周工作4小时》

  

  和生活方式设计

  

  蒂姆·费里斯是好几本《纽约时报》评选的畅销书的作者,也是投资人(他投资了优步、脸谱和推特之类的公司)和顶尖博客及播客的创始人,他还经常登上创新者和有影响力人士年度榜单。比起说自己集作者和创业者于一身,他更喜欢罗列别人对他的描述。例如,他的“关于”页面上这样写道:“《新闻周刊》称他为‘世上最棒的小白鼠’,而他将之视为褒奖。”我没能在《新闻周刊》上找到这样的描述,不过确实有一篇《新闻周刊》的书评说“费里斯的小白鼠精神让他获得了一些极其有趣的成果”。类似的,费里斯还经常说是《纽约时报》将他描述为著名商人杰克·韦尔奇和佛教僧侣的综合体。不过,这一评语似乎来自2011年的一份人物介绍,文章中说费里斯“把自己定位在杰克·韦尔奇和佛教僧侣之间”。除了身为作者、实验者和创业者,费里斯还非常擅长自我推销。

  

  费里斯的处女作《每周工作4小时》让他一举成名。他这本书的目标读者是那些对找到梦想中的工作已不再抱有幻想或者打算勉强对付到退休的人。费里斯坚称,只要活得足够聪明,他的读者现在就能开始享受生活。标题中提到的4小时工作制,是为了“摆脱朝九晚五,进而四海为家,晋升新富”“获得空闲和自动进账的收入”。而这些,可以通过少做苦工,最大化效能来实现。

  

  获得更多空闲时间的一个方法,是以个人的形式把工作外包。公司可以外包业务,我们自己为什么不行?

  

  费里斯写道:“单凭更聪明地工作,并不能让你跻身新富,你要打造一个能够取代你的系统才行。”这样的系统包括成立由他人代理经营的企业、将任务外包给“虚拟助理”。在菲律宾和印度,只须支付区区几美元时薪,就能雇到这样的虚拟助理。费里斯谈到外包时的大部分文字,都和A.J.雅各布斯在《时尚先生》上谈论这一话题时的文字如出一辙。这倒是再合适不过——费里斯“外包”了他以“外包”为主题的写作任务。这在他的书中并不少见,他的书都是由他的个人经历、推荐、资源列举、访谈和对别人文章的摘抄拼贴而成的。

  

  在把苦差事委托给别人后,费里斯又教他的读者如何有效地做他们真正想做的事。“4小时法”包括将一项活动分解成多个关键步骤,然后选择重要步骤,以最佳顺序为这些步骤排序,并设置赌注,以提高责任感和动力。

  

  例如,在《每周工作4小时》中,他声称他用这个方法赢得了1999年美国散打锦标赛的冠军。称重前,他通过脱水,在18小时内减掉了12.7千克体重,于是他得以进入更轻量级的组别。此外他还利用了一个技术细节:出界3次的参赛者会被取消资格。补充水分后,他利用自己的体重优势把那些比他轻3个重量级的“可怜的小个子”逼出了场外。他写到他用技术攻势赢得了他所参加的所有比赛——虽然这种利用规则的“歪脑筋”让裁判很是恼怒。

  

  费里斯下决心成为冠军,他对锦标赛规则(尤其是取消资格的规则)进行了分解,选择了脱水减重和补水增重的步骤,并进行了排序。费里斯在他所有的工作中都应用了这一方法,包括他2015年的电视真人秀《蒂姆·费里斯的实验》。在这部真人秀中,他试图快速掌握吉他弹奏、吸引异性、赛车、柔术、跑酷和扑克牌游戏的窍门。

  

  “把需要优先处理的事

  

  排进日程”

  

  费里斯的《每周工作4小时》,听上去就像是在讲时间管理。实际上,费里斯之所以选择了这个书名,是因为它在谷歌AdWords(关键词广告)上反响热烈,而不是因为这个书名最恰切地反映了书的内容。

  

  在《每周工作4小时》中,费里斯重视效能——“做能让你更接近目标的事”——超过效率——“以尽量经济的方式完成特定任务(无论是否重要)”。当然,“效率仍然重要,但除非效率被用在了对的事上,否则效率高也没有用”。根据这种观点,“忙碌是某种形式的懒惰——懒得思考,不加选择地行动”。“你可以高效率地划着船打转,但高效能的船夫不仅效率高,而且知道自己的目的地所在。”

  

  对效率和效能的区分是一种深刻的见解,但并不是什么新鲜观点,自助界每过几十年就要将它重申一遍。在费里斯的书之前,最负盛名的有关高效的自助类图书当属史蒂芬·柯维在1989年首次出版的《高效能人士的七个习惯》。书名中提到的是效能而不是效率。而且,柯维经常被引用的警句也说明了其看法:“关键并不是为日程上列出的事务决定优先级,而是把需要优先处理的事排进日程。”理查德·科克1997年出版了他的畅销书《80/20法则:低投入高产出的秘密》。这两本书都将不分优先级地追求高效率,视为高效能的近敌。高效率看上去可贵,但也可能成为恶习。

  

  就连1973年的经典作品《如何掌控自己的时间和生活》的作者阿兰·拉金也请求道:“请不要称我为效率专家,我是一名效能专家。”为什么?因为“如何运用你的时间做出正确的选择,要比高效地完成正好近在眼前的随便什么工作更重要”。拉金跟费里斯很像,也抨击了那些在效率的陷阱中忙忙碌碌的人。过分高效的人总是在创建、更新、遗落他们的清单;过分身体力行的人总是疲于奔命,没有时间评估价值;疯狂节约时间的人只会让自己和别人陷入焦虑。根据这一观点,高效率只是达到高效能的一种手段。

  

  那么,我们如何实现高效能呢?拉金建议读者认真考虑自己的人生目标,并把它们说出来,然后再将这些目标分别放进3个优先级组别,每天花最多的时间追求最重要的那些目标。

  

  由于我们很容易分心,很容易偏离具有高价值的工作,拉金在书中用了大量篇幅探讨“偏离正轨”后如何“重返原路”。他在附录《我的省时大法》中讲述了他身体力行的许多技巧。拉金开门见山列出了61条提高工作效率的技巧。有的技巧侧重于效能:“第23条,每天一大早,我总是首先做计划,为全天的任务排好优先级。”有的则侧重于效率:“第52条,我直接在信纸上回复大部分信件。”如果将他的清单中的“信纸”这个词替换成“邮件”,那十有八九会被认为是一张生活黑客技巧的清单,但这张清单比“生活黑客”这个说法的诞生超前了30年。还有第47条技巧:“我将所有我能委派出去的事,都委派给别人去做。”这是对费里斯外包工作的一个预告。

  

  讨论排优先级的重要性,可以一直追溯到世界上第一位工作效率的咨询顾问艾维·李。据说在1918年,伯利恒钢铁公司的钢铁巨头查尔斯·M.施瓦布请李来提高伯利恒主管的工作效率。李事前没有要求任何酬劳,他只是提出,他要和每位主管谈15分钟,3个月后,施瓦布觉得他的建议值多少钱就付给他多少钱。李向伯利恒的每一位主管解释了他的方法:在每天结束的时候,写下明天要做的最重要的6件事,并排好优先级;第二天一件一件完成任务,在一天结束的时候再次重复这一操作。3个月期满后,施瓦布对李非常满意,给他开了一张2.5万美元的支票(相当于如今的40万美元)。

  

  之后的高效类自助方法(包括生活黑客技巧在内)都是李的方法的一系列变体。每天:第一,识别、复查目标,并为目标确定优先级;第二,计划可以达成目标的任务;第三,推进这些任务。例如,在《高效能人士的七个习惯》中,柯维区分了重要和紧急这两个优先级。虽然柯维没有引用过艾森豪威尔的话,但这位美国前总统在面临问题时曾广为人知地打趣道:“紧急的不重要,重要的又从不紧急。”(艾森豪威尔还有一句名言:“计划毫无意义,但做计划意味着一切。”)柯维用这两个变量创造了一个矩阵,他鼓励读者把更多的时间用在重要但不紧急的问题上(也就是第四象限)。柯维跟拉金一样,认为委派任务相当重要,这“或许是最强大的高杠杆行动”。

  

  要求具体清晰有助于将已经确定优先级的目标,转变成可执行的任务。一个经典规则是目标应当符合“SMART”原则,即具体(specific)、可以衡量(measurable)、可以达到(attainable)、具有相关性(relevant),并有明确的时间期限(time-delimited)。

  

  另外,当我们将干扰降到最低,并从小目标做起时,任务更有可能被完成。使用筹划任务的系统也会有所帮助。生活黑客特别热衷于他们所谓的“工作流”。正如之前提到过的,戴维·艾伦2001年的大部头《搞定》中为生活黑客的元老们带去了不少启发。GTD(《搞定》的英文书名Getting Things Done的首字母缩写)的核心,就是一个处理“杂事”的系统。艾伦将“杂事”定义为“一切已经在你的心理世界或者物质世界中存在并且尚未就位的东西,你暂时还不知道自己期望什么样的结果,以及下一步要如何行动”。在GTD中,杂事被收集、处理、整理、复盘和完成。将任务在即将入列、将来、现在或者等待等不同的篮子间移动,降低了执行这一过程的难度。艾伦警告说,“只要杂事仍是‘杂事’,它就是不可控的”。

  

  任何管理过自己“杂事”的人都知道,将“杂事”简单记录下来并做计划确实有用。光是这一启迪就已经让高效类自助显得很有意义了,况且它或许还和蔡格尼克记忆效应有关。“蔡格尼克记忆效应”是指大脑有这样一种倾向,它更容易记住并重新想起未完成或被打断的任务。据说是一名咖啡馆里的服务员启发了布尔马·蔡格尼克在1927年对这一课题的研究。这位服务员牢牢地记着有客人的桌子的点单情况,但当桌子空了时,这份记忆便随之快速地被抛到脑后。蔡格尼克将她的这一假设带进了实验室。她发现,被中途打断的测试者要比已完成任务的测试者更容易想起他们的任务。社会心理学家罗伊·鲍迈斯特认为,GTD有助于减轻蔡格尼克记忆效应:“未完成的任务和未达成的目标,更容易在脑子里冒出来。”这可能会带来很多压力,尤其是在有许多这样的任务的时候。

  

  GTD并不是唯一的工作流。生活黑客常常会在生活中应用他们在工作时使用的方法。“个人看板”的灵感便来源于日本丰田汽车的实时生产系统。使用者将任务写在便利贴上,归类到3列任务中的一列。其中第一列是“待办”列,第二列是“正在进行”(WIP,“work in progress”的缩写)列,此列中应当只有少数几项重点项目。WIP项目一经完成,便被转移到“完成”列。然后,经过再次评估,一项待办事项将会被移到WIP列。类似的,生活黑客也会将软件开发的框架修改成可以应用到生活中的样子,比如同样需要经常在白板上把即时贴移来移去的Scrum(“Scrum”为英式橄榄球术语,意为并列争球。Scrum敏捷开发方法的提出者借用这一术语,来表达团队在复杂产品开发中的重要性)敏捷开发方法。

  

  生活黑客当然可以自由自在地按照自己的喜好对这些系统进行微调。“生活黑客”网站的创始人吉娜·特拉帕尼使用的是一个只有3个清单的简化版GTD:下一步、项目和将来/或许。尽管存在许多功能强大的GTD应用软件,特拉帕尼却只用一个简单的文本文档管理软件,她使用多宝箱(Dropbox)同步更新文档,并在她自己开发的一个名为“todo.txt”的应用中编辑该文档。

  

  创业者亚历山德拉·卡武拉科斯发明了l-3-5规则,以期让事情尽量保持简单。跟其他系统一样,你先写下一个“庞杂的清单,把所有你需要做的事都列进去”,然后,你每天的目标是“完成1件大事、3件不大不小的事,以及5件小事”。在结束一天的工作时,你要“界定好第二天的1-3-5,这样你就做好了准备,第二天早上立即可以风风火火地工作”。这很容易执行,有优先次序,并充分利用了这样一个事实:早上有一项已经确认或者未完成的小任务时,更容易为这一天的工作开个好头。

  

  生活黑客在意识到效能和效率二者不同的同时,还想把它们区分开来——这并不是什么新鲜事。卡武拉科斯的“1-3-5”规则和一个世纪前艾维·李的方法其实大同小异。真正让生活黑客区别于其他人的地方在于,他们借用了工作中管理技术项目的系统,并将这些系统应用到了生活中。他们喜欢做实验,无论是实验奇怪的睡眠模式,还是叫人扇自己耳光。

  

  (摘自《生活黑客》一书)


责任编辑:刘利香

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